EPATRONIC
Beratung anfragen

Datenschutzhinweis für KI-Telefonsupport

Einsatz eines KI-gestützten Sprachassistenten zur Entgegennahme eingehender Anrufe

1) Service-Anbieter

Zur automatisierten Bearbeitung telefonischer Anfragen setzen wir eigene KI-Telefonassistenz-Software ein.

2) Verarbeitungen

Ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die unmittelbar zu Beginn des Gesprächs abgefragt wird, verarbeitet die Software Gesprächsinhalte durch Aufzeichnung, Transkription und/oder Dokumentation in unserem Auftrag, um Ihr Anliegen zu erfassen, weiterzuleiten oder zu beantworten. Dabei kommen automatische Spracherkennung (Speech-to-Text), semantische Analyse (Natural Language Processing) und ggf. Textgenerierung (Text-to-Speech) zum Einsatz.

Ferner können auch technische Verbindungsinformationen (Datum, Uhrzeit, Gesprächsdauer) verarbeitet werden, die allerdings keinen direkten Personenbezug aufweisen.

3) KI-Software

Zur technischen Umsetzung wird der folgende Dienstleister eingesetzt, an welchen die verarbeiteten Inhalte auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zum Zwecke des Hostings, der Spracherkennung und der semantischen Analyse übermittelt werden:

OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland.

Wir haben mit dem Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der die Daten von Anrufern schützt und eine Weitergabe an unberechtigte Dritte untersagt.

4) Nutzerprofile

Zur Verbesserung der Sprachverarbeitung können pseudonymisierte Anruferprofile zu Trainingszwecken erstellt werden. Die Pseudonymisierung schließt eine direkte Personenbeziehbarkeit grundsätzlich aus.

Die Speicherung erfolgt nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten automatisch gelöscht oder – im Falle der Erstellung von Nutzungsprofilen – pseudonymisiert.

5) Betroffenenrechte

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten uns gegenüber die nachstehenden Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:

  • Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
  • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
  • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
  • Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
  • Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.

Copyright-Hinweis: von den Fachanwälten der IT-Recht Kanzlei erstellt und ist urheberrechtlich geschützt (https://www.it-recht-kanzlei.de). Stand: 04.11.2026

Ergänzende Angaben zu unserem KI-Telefonassistenten

Verantwortlicher: EPATRONIC Systems GmbH, Altrottstr. 31, 69190 Walldorf, E-Mail: [email protected]. Weitere Angaben in unserer Datenschutzerklärung.

Ablauf des Gesprächs: Zu Beginn jedes Anrufs weist eine fest vorgegebene Ansage darauf hin, dass Sie mit dem KI-Assistenten der EPATRONIC Systems GmbH sprechen und das Gespräch aufgezeichnet und 30 Tage gespeichert wird. Möchten Sie das nicht, legen Sie bitte auf; bis zum Ende dieser Ansage wird nichts an die KI übermittelt, transkribiert oder gespeichert. Auf Wunsch verbindet Sie der Assistent mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter. Sie können uns jederzeit auch per E-Mail oder über das Kontaktformular erreichen.

Telefonanschluss: Unsere Telefonnummer und die Gesprächsvermittlung stellt die sipgate GmbH, Gladbacher Straße 74, 40219 Düsseldorf, bereit (Telekommunikationsdienst).

Speicherung: Die Software läuft auf unserem eigenen Server in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Gesprächsprotokoll und Transkript (Ihre Äußerungen und die Antworten des Assistenten), Rufnummer sowie Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs speichern wir 30 Tage und löschen sie danach automatisch. Zugriff haben nur Mitarbeitende der EPATRONIC Systems GmbH, die Ihr Anliegen bearbeiten.

Keine Profile, kein Training: Anruferprofile erstellen wir nicht. Daten, die über die Programmierschnittstelle (API) an OpenAI übermittelt werden, verwendet OpenAI nach seinen Vertragsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle.