Datenschutzerklärung

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website epatronic.com, bei Anfragen über unsere Formulare und bei der Nutzung von EUTHENIA ERP (euthenia.cloud) verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

EPATRONIC Systems GmbH
Altrottstr. 31
69190 Walldorf
Vertreten durch den Geschäftsführer Damian Hillebrand
E-Mail: [email protected]

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2. Grundsätze: keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Reichweitendienste, bindet keine Werbe-Skripte ein und erstellt keine Nutzungsprofile. Wie wir den Erfolg unserer Google-Anzeigen ohne Cookies messen, steht in Abschnitt 6. Schriften, Bilder und Skripte liegen auf unserem eigenen Server.

3. Aufruf der Website, Hosting und Auslieferung

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Das ist erforderlich, um die Seite auszuliefern und den Betrieb sicher zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Webserver speichert dabei keine Zugriffsprotokolle.

Hosting: Der Server steht in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Nürnberg (Deutschland). Hetzner ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig.

Content Delivery Network: Die Website wird über das Netzwerk der Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) ausgeliefert. Cloudflare leitet alle Anfragen an unseren Server weiter, schützt vor Angriffen und speichert Inhalte wie Bilder und Stylesheets zwischen; dabei verarbeitet Cloudflare insbesondere Ihre IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine sichere und schnelle Auslieferung). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, auf das sich Übermittlungen in die USA stützen (Art. 45 DSGVO).

4. Anfrageformulare

Auf unserer Kontaktseite sowie auf den Seiten zu EUTHENIA Retail und EUTHENIA Construction können Sie uns über Formulare eine Anfrage senden.

Welche Daten: Thema, Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, freiwillig Telefonnummer, Ihre Nachricht sowie bei Produktanfragen ergänzende Angaben (z. B. Anzahl Filialen, Bereich, Mitarbeitende).

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verwenden die Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot oder eine Demo vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen, sowie lit. f DSGVO, Beantwortung allgemeiner Anfragen). Die Pflichtfelder benötigen wir, um Ihnen antworten zu können; ohne sie ist eine Anfrage nicht möglich.

Verarbeitung: Das Formular wird an unseren Server in Deutschland übertragen. Die Anfrage wird dort nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern per E-Mail an unser Postfach zugestellt (Ausnahme: die Klick-ID einer Google-Anzeige ohne weitere Angaben, Abschnitt 6). Für den E-Mail-Versand nutzen wir die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Auftragsverarbeiter.

Eingangsbestätigung: Sie erhalten eine automatische Bestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Sie enthält nur Ihren Namen und das gewählte Thema. Damit das Formular nicht zum Versand an fremde Adressen missbraucht werden kann, senden wir je Adresse höchstens drei Bestätigungen pro Tag.

Schutz vor Missbrauch: Zur Abwehr automatisierter Anfragen verwenden wir ein für Menschen unsichtbares Prüffeld und begrenzen die Zahl der Anfragen. Dazu wird Ihre IP-Adresse bzw. E-Mail-Adresse als Zähler höchstens 24 Stunden in einem Zwischenspeicher auf unserem Server vorgehalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen; führt die Anfrage zu einem Vertrag, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

5. EUTHENIA ERP (Cloud-Anwendung unter euthenia.cloud)

Registrierung und Testphase: Für die Registrierung verarbeiten wir Firmenname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hashwert) sowie Ihre Wahl zwischen Beispieldaten und leerer Datenbank und Version und Zeitpunkt Ihrer Annahme der AGB (Nachweis des Vertragsschlusses). Wir senden Ihnen einen Bestätigungslink (24 Stunden gültig), prüfen die Registrierung und informieren Sie über die Freigabe, das Ende der 30-tägigen Testphase (Erinnerungen 7 und 2 Tage vorher) bzw. eine Ablehnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Registrierungsdaten, die nur für die Bestätigung benötigt werden, löschen wir nach spätestens 30 Tagen. Kamen Sie über eine Google-Anzeige, speichern wir außerdem deren Klick-ID (Abschnitt 6).

Anmeldung und Sicherheit: Wir verarbeiten Ihre Zugangsdaten, Zeitpunkte der ersten und letzten Anmeldung und – bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung – einen verschlüsselt gespeicherten Schlüssel für Ihre Authenticator-App sowie gehashte Wiederherstellungscodes. Sicherheitsrelevante Vorgänge und Änderungen an Daten werden protokolliert (Aktion, Zeitpunkt, Benutzer, IP-Adresse, Browserkennung), um Missbrauch zu erkennen und Änderungen nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). IP-Adresse und Browserkennung entfernen wir nach 90 Tagen aus diesem Protokoll.

Speicherung im Browser: EUTHENIA speichert Ihre Sitzung (Anmelde-Token) im Sitzungsspeicher Ihres Browsers, der beim Schließen des Tabs geleert wird, sowie Einstellungen wie Design, Sprache und Firmendaten Ihres Mandanten im lokalen Speicher. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Cookies setzt EUTHENIA nicht. Eine Übersicht aller Einträge finden Sie unter Cookies und Speicherung im Browser.

Externe Inhalte (nur mit Einwilligung): Bei der Adresse eines Leads im Vertrieb bindet EUTHENIA einen Kartenausschnitt der OpenStreetMap Foundation (St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) ein. Beim Laden wird Ihre IP-Adresse an den Anbieter übertragen; der Anbieter kann dabei eigene Daten in Ihrem Browser speichern und verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung. Der Kartenausschnitt lädt erst, wenn Sie im Cookie-Dialog von EUTHENIA zustimmen oder im einzelnen Fall auf „Einmal laden“ klicken (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ohne Einwilligung erscheint ein Platzhalter. Ihre Auswahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt. Sie können die Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Die übrigen Karten in EUTHENIA (Live-Tracking, Regionalkarte) liefern wir einschließlich der Kartendaten (© OpenStreetMap-Mitwirkende) von unserem eigenen Server aus; dabei werden keine Daten an Dritte übertragen.

Daten Ihres Unternehmens: Die Daten, die Sie in EUTHENIA erfassen (z. B. Kunden, Belege, Mitarbeitende, Dokumente), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach Ihrer Weisung (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags; die Schutzmaßnahmen beschreibt die Seite Sicherheit & Datenschutz. Verantwortlicher für diese Daten ist Ihr Unternehmen.

Hosting und E-Mail: Die Anwendung läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg (Deutschland); Dokumente liegen im selben Rechenzentrum. E-Mails versenden wir über die STRATO GmbH. Beide sind als Auftragsverarbeiter für uns tätig.

Datensicherung: Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellung nach Störungen (Art. 32 DSGVO) sichern wir die Daten der Anwendung (Datenbank, hochgeladene Dokumente, Konfiguration) jede Nacht und vor jeder Aktualisierung. Die Sicherungen werden bereits auf dem Server verschlüsselt; der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt weder auf dem Server noch beim Speicheranbieter. Eine Kopie legen wir auf einem Speicher der STRATO GmbH (Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin; Datenverarbeitung in Deutschland bzw. der EU) ab, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) besteht. Wir bewahren tägliche Sicherungen 7 Tage, wöchentliche 4 Wochen und monatliche 6 Monate auf.

Speicherdauer: Konto- und Mandantendaten speichern wir für die Dauer der Nutzung bzw. des Vertrags; danach löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gelöschte Daten können in den verschlüsselten Sicherungen noch bis zu sechs Monate enthalten sein; danach werden diese überschrieben.

6. Google Ads – Erfolgsmessung ohne Cookies

Wir schalten Anzeigen bei Google (Google Ads). Klicken Sie auf eine unserer Anzeigen, hängt Google an die Adresse unserer Seite eine zufällige Klick-Kennung an (Parameter „gclid“). Unsere Seiten geben diese Kennung beim Weiterklicken in den Links und als verborgenes Feld in den Formularen weiter; dazu wird nichts in Ihrem Browser gespeichert oder ausgelesen und es wird kein Skript von Google geladen.

Was wir speichern: Senden Sie danach eine Anfrage, registrieren Sie sich für EUTHENIA oder wird Ihre Testphase freigegeben, speichern wir auf unserem Server in Deutschland nur die Klick-Kennung, die Art des Vorgangs (Anfrage, Registrierung, Freigabe), bei Anfragen das gewählte Thema und den Zeitpunkt – ohne Name, E-Mail-Adresse oder andere Angaben. In der weitergeleiteten Anfrage-E-Mail vermerken wir „Herkunft: Google-Anzeige“.

Übermittlung an Google: Diese Einträge laden wir in unser Google-Ads-Konto hoch, damit Google zählen kann, welche Anzeigen zu Anfragen und Registrierungen geführt haben. Empfänger ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google kann die Kennung den Daten zuordnen, die Google beim Klick auf die Anzeige selbst erhoben hat; dafür ist Google verantwortlich (Datenschutzerklärung von Google). Eine Übermittlung von Daten in die USA durch Google kann nicht ausgeschlossen werden; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

Zweck, Rechtsgrundlage, Dauer: Wir wollen wissen, welche Anzeigen sich lohnen, und unser Werbebudget danach ausrichten (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einträge löschen wir nach 90 Tagen. Sie können widersprechen (Abschnitt 8) – oder die Kennung einfach vermeiden, indem Sie unsere Seite direkt statt über eine Anzeige aufrufen bzw. „gclid“ aus der Adresse entfernen.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb benötigen und die vertraglich an unsere Weisungen gebunden sind: Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland), STRATO GmbH (E-Mail-Versand und Speicherort der verschlüsselten Sicherungen, Deutschland) und Cloudflare, Inc. (Auslieferung und Schutz der Website, USA). Den Kartenausschnitt von OpenStreetMap in EUTHENIA laden wir nur mit Ihrer Einwilligung; der Anbieter erhält dabei Ihre IP-Adresse (Abschnitt 5). An Google übermitteln wir nur die Klick-Kennungen von Anzeigen-Besuchen (Abschnitt 6); ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wenden Sie sich dazu an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO. Registrierungen für EUTHENIA werden von uns persönlich geprüft und freigegeben.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026